Администрация города Кирсанова Тамбовской области

Официальный сайт

Информация о выполнении плана развития архивного дела в г.Кирсанове за 2017 год

В соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Тамбовской области «Об Архивном фонде Тамбовской области», архивным отделом администрации города Кирсанова в 2017 году определены мероприятия по развитию и совершенствованию архивного дела в городе, улучшению работы ведомственных архивов, а также удовлетворению законных прав и интересов граждан, качественному комплектованию Архивного фонда города Кирсанова.

1.Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов

В 2017 году продолжена работа по соблюдению охранного режима, обеспечению сохранности архивных документов.

Приоритетным направлением деятельности архивного отдела остается обеспечение сохранности и учет документов архивного фонда города Кирсанова.

Для обеспечения сохранности документов в городском архиве предусматривается целый комплекс взаимосвязанных работ:

-создание оптимальных условий хранения документов;

-размещение документов в хранилище, топографирование;

-соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

-учет и улучшение физического состояния документов.

1.1.1 В целях улучшения физического состояния документов в 2017 году проведена работа по подшивке документов на бумажной основе архивного фонда№110 АООТ «Кирсановская автоколонна 1803» в количестве 200 дел (расчетно-платежные ведомости работников автоколонны буква «Л» ).

1.1.2 В 2017 году закартонировано 1178 единиц хранения документов.

 

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во принимаемых ед. хранения

Крайние даты

1

121

ОАО «СОМ»

338(оп.№3)

27

карточки по лс.

 

1948-2016

 

2

100

Администрация города Кирсанова






отдел архитектуры


отдел образования

115

оп.№2

личные дела уволенных раб.


120 оп.1


21 оп.1


8

личные дела подопечных

1999-2016



2013


2013


2013-2014

3

77

Комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова

301 оп.№1

2013


 

4

82

ТОГКУ «Центр занятости населения№3»

173 оп.4,5

1993-2009

5

122

Кирсановский городской сад

13 оп.3

1970-1994

6

83

Отдел культуры администрации г.Кирсанова

20 оп.3

1994-2005

7

4

Финансовое управление администрации г.Кирсанова

14 оп.1

2013

8

106

Горком профсоюза работников госучреждений

11 оп.1

2014-2015

9

123

Объединенный фонд ликвидированных кинотеатров

17 оп.3

1951-1997

 

 

всего

1178

 

Опись №1-467 ед.хр.

Опись №3- 711 ед.хр

и 1 фотоальбом (78 фотографий) и пояснительная записка к нему.

В связи с поступлением документов на хранение, в учетные документы

внесены сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

1.2 В целях обеспечения сохранности архивных документов проведена проверка наличия и состояния документов, выверка комплектов учетной документации. Проверено наличие личных дел безработных граждан в фонде № 82 (центр занятости населения). Общее количество составляет 2000 единиц хранения.

1.3 В 2017 году проводилась выверка комплекта учетной документации 5 фондов: городского Совета народных депутатов, администрации г.Кирсанова, комитета по управлению муниципальным имуществом , Кирсановского городского комитета профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания, финансового управления администрации города, администрации города.

Продолжена работа по созданию в электронном виде реестра описей дел, документов, находящихся на хранении в городском архиве.

 

2.Формирование Архивного фонда

2.1.1 В целях качественного комплектования Кирсановского городского архива документацией, имеющей научно-историческое значение, принято 1178 единиц хранения документов (управленческой -467 ед. от 4 организаций (план 464)

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во принимаемых ед. хранения

Крайние даты

1

100

Администрация города Кирсанова


отдел архитектуры


 

120 оп.1


21 оп.1


 

2013


2013


 

2

77

Комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова

301 оп.№1

2013


 

3

4

Финансовое управление администрации г.Кирсанова

14 оп.1

2013

4

106

Горком профсоюза работников госучреждений

11 оп.1

2014-2015

 

 

всего

467

 


-по личному составу принято 711 ед.хр. от 6 организаций (план -500 ед.хр)

 

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во принимаемых ед. хранения

Крайние даты

1

121

ОАО «СОМ»

338(оп.№3)

27

карточки по лс.

 

1948-2016

 

2

100

Администрация города Кирсанова





отдел образования

115

оп.№2

личные дела уволенных раб.


8

личные дела подопечных

1999-2016




2013-2014

3

82

ТОГКУ «Центр занятости населения№3»

173 оп.4,5

1993-2009

4

122

Кирсановский городской сад

13 оп.3

1970-1994

5

83

Отдел культуры администрации г.Кирсанова

20 оп.3

1994-2005

6

123

Объединенный фонд ликвидированных кинотеатров

17 оп.3

1951-1997

 

 

всего

711

 


В 2017 году принят на хранение фотоальбом (78 фотографий), с пояснительной запиской . Планом предусмотрено принять 10 фотографий.

 

2.2.Утверждение (согласование) описей ЭПК на:

2.2.1 Экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области утверждены описи в количестве 1038 ед.хр. -на документы постоянного срока хранения от 4 организаций в количестве 318 ед.хр. (план 623 ед.хр.) (не описаны документы администрации г.Кирсанова, ТОГБУЗ «Кирсановская ЦРБ»).

№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во ед. хранения постоянного срока хранения

1

77

Комитет по управлению муниципальным имуществом города Кирсанова

227

2015 г.

2

106

Кирсановский городской комитет профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания

11

2014-2015 г.

 

3

101

Кирсановский городской Совет народных депутатов

52

2016 г.

4

3

Финансовое управление администрации города

28

2014-2015

 

 

Итого

318

 

-на документы по личному составу описаны от 8 организаций в количестве 720 ед.хр. (план 557 ед.хр.).


№ п/п

Номер фонда

Наименование организации

Кол-во ед хр. по личному составу

1

101

Кирсановский городской Совет народных депутатов

3

2016г.

2

100

Администрация города Кирсанова

115__

1999-2016г.

личные дела уволенных работников

 

100

Администрация города Кирсанова (отдел образования )

8

2013-2014

личные дела подопечных

3

82

ТОГУ»ЦЗН №3"

173

1992-2009

4

121

ОАО «СОМ»

338

1948-2016

27

1955-2016

5

122

Кирсановский городской сад

13

1970-1994

6

83

Отдел культуры администрации г.Кирсанова

20

1999-2005

7

123

Объединенный фонд ликвидированных кинотеатров

17

1951-1997

8

3

Финансовое управление администрации г.Кирсанова

6

2014-2015

 

 

 

всего

720


Составлена опись на 1 фотоальбом «Самый благоустроенный населенный пункт в Тамбовской области» за 2011 год, где находится 78 фотографий.

Планом предусмотрено описать 10 фотодокументов.


3.Создание и совершенствование информационно-поисковых систем


3.1.1.1 В 2017 году запланировано описание управленческой документации в количестве 623 единиц хранения 7 организаций , выполнено -318 ед.хр. от 4 организаций. По личному составу планом предусмотрено составить опись в количестве 557 единиц хранения от 5 организаций, выполнено — 720 ед.хр. от 8 организаций .

3.1.4.2 Согласно плана фотодокументы необходимо описать в количестве 10 ед. Составлена опись на фотоальбом, представленный на конкурс «Самый благоустроенный населенный пункт в Тамбовской области» (2011 г.), где размещены 78 фотографий. Вместе с фотоальбомом представлена пояснительная записка составленная отделом жилищно-коммунального хозяйства администрации г.Кирсанова.

3.2.1 Всего за 2017 г. в базе данных «Архивный фонд 5.0 версия) значится 15037 единиц хранения ( в 2016 г.-13594).

В 2017г. введены в базу данные на 1443 ед.хр.:


п\п

фонда

Название фонда

ед.хр.

№ описи

Крайние даты

1

77

Комитет по управлению муниципальном имуществом

1047

1

2010-2013

2

120

ТОО маг.№5

6

3

1992-1998

3

100

Администрация г.Кирсанова

(личные дела уволенных работников)

115

5

1992

4

121

ОАО «СОМ»

275

 

 

 

 

ВСЕГО

1443

 

 


Введено в базу данных «Архивный фонд 5.0 версия) полностью 1 фонд, 1 опись №3 по ТОО маг. №5.

3.2.2 Составлено 50 карточек в программе «Систематический каталог» по теме «Разрешение на строительство».

 

4.Предоставление информационных услуг

и использование документов

Архивный отдел администрации города Кирсанова считает необходимым больше уделять внимания научной информации и использованию документов.

4.1 В отчетном периоде архивом предоставлена информация об утверждении герба города Кирсанова.

4.2.2 Открытие выставки об участниках Великой Отечественной войны « Вечной памятью живы» не состоялось.

4.2.3 В июне 2017 года на базе МУК «Кирсановский краеведческий музей» музеем организована встреча «Солдаты Победы» с ветеранами Великой Отечественной войны , тружениками тыла и их потомками, где были размещены документы из архива, посетило встречу — 50 чел.

4.3 Всего в 2017 году исполнено 620 запросов (положительно-452), в том числе: социально-правового характера 412(положительно-265), тематических запросов- 208 (положительно - 187). Срок исполнения запросов от 5 дней до 1 месяца.

4.4.В 2017 году принято 10 исследователей, 21 посещение, выдано 30 дел.

Всего в 2017 году архивной информацией воспользовались 707 ( 620 запросов, 21посещение , участники встречи -50 чел.., 15 участников семинара + 1 информация ).

4.5.3 Материал о работе архивного отдела в местные средства массовой информации не направлялся, данная информация размещена на официальном сайте администрации г.Кирсанова на странице архивного отдела, которую посетило 420 чел.

            1. Контрольные и организационные мероприятия


5.3.1 Согласованы 2 номенклатуры: Кирсановского городского Совета народных депутатов и комитета по управлению муниципальным имуществом .

5.4 Проведен 1 семинар по ведению делопроизводства и передаче документов на хранение в городской архив. На данном семинаре присутствовало 15 человек.

Постоянно проводится работа с обращениями граждан в программе «АИС МФЦ».


Начальник архивного отдела

администрации города Кирсанова З. В.Заковрягина

07.12.2017